Stagiairs hebben een dubbel statuut. In het kader van hun opleiding nemen ze deel aan het arbeidsproces, maar tussen hen en de stagegever (onderneming, instelling, …) is er geen strikte arbeidsrelatie. Aangezien ze ingeschreven zijn in het onderwijs als leerling, student of cursist zijn ze onderworpen aan de onderwijsregelgeving. Doordat ze toch arbeid verrichten onder gezag, komen echter een aantal bepalingen van de arbeidsreglementering ter sprake. Stagiairs zijn eigenlijk gelijkgestelde werknemers in het kader van de welzijnswet omdat ze onder gezag stage doen. Dit brengt heel wat verplichtingen mee die voor de gewone werknemer gelden maar ook voor de stagiair. Het moet in de context van de onderneming geplaatst worden, grote of kleine ondernemingen, ook voor ondernemingen met één of twee werknemers. In het kort kan je stellen dat de werkgever of in dit verband de stagegever:

- een risicoanalyse (RA) uitvoert van de werkpost;
- preventiemaatregelen met mogelijk een gezondheidsbeoordeling van de stagiair neemt;
- bijzondere risico’s en maatregelen (PBM’s, medisch) aan de werknemer (stagiair) meldt met een werkpostfiche;
- aandacht heeft voor: onthaal, EHBO, opleiding en begeleiding;
- instructies geeft over noodsituaties & evacuatie.

Net zoals voor andere jongeren op het werk, gelden er voor stagiairs beperkingen voor wat betreft de arbeidsduur en de rusttijden, zondagsarbeid, arbeid op feestdagen en nachtarbeid. Ook zijn er bepaalde werkzaamheden die ze niet mogen uitvoeren (zoals ondergrondse arbeid). Het arbeidsreglement van de stagegever geldt (voor zover de bepalingen voor hen relevant zijn) ook voor de stagiairs. Sommige stagegevers hanteren een arbeidsreglement dat is aangepast aan de stagiairs.
De problematiek van het arbeidsgeneeskundig onderzoek of de gezondheidsbeoordeling van stagiairs heeft vorig jaren vele netwerken bedreigd. Het Ministerie van de Vlaamse gemeenschap Departement Onderwijs en Vorming en de Federale Overheidsdienst voor Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg hebben samen een plan uitgewerkt. De aanpak is verspreid naar alle netten d.m.v. omzendbrieven. Op volgende links kunt u ze lezen.

De omzendbrief voor het voltijds secundair onderwijs
De omzendbrief voor het buitengewoon secundair onderwijs
De omzendbrief voor het hoger onderwijs
De omzendbrief voor het volwassenenonderwijs (= omzendbrief voltijds secundair onderwijs)

Al deze omzendbrieven hebben 3 bijlagen:
- Bijlage 1 - Welzijn op het werk voor leerlingen, studenten en cursisten die stage lopen
- Bijlage 2 - Lijst codes
- Bijlage 3 - Het stagereglement (bindend voor alle scholen en structuuronderdelen)

De regelgeving rond het medisch toezicht vindt men in volgend besluit:

Koninklijk besluit van 21 september 2004 betreffende de bescherming van stagiairs

De aanverwante regelgeving blijft natuurlijk van toepassing:

Stagiairs

Statuut van de leerlingstagiair

28 mei 2003. — Koninklijk besluit betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers

Toelichting: Maatregelen in verband met het gezondheidstoezicht op de werknemers

Jongeren op het werk

Deze documentatie is volledig gebaseerd op deze regelgeving en op de omzendbrieven van het Ministerie van de Vlaamse gemeenschap Departement Onderwijs en Vorming. De omzendbrieven en regelgeving zijn op elkaar afgestemd.

We onderscheiden 3 verschillende procedures afhankelijk van de situatie (toelichting stagesituatie)

- Stage bij een zelfstandige
- Stage in een onderneming of een instelling
- Stage in een school in het kader van lerarenopleiding

De stageovereenkomst wordt aangepast aan de nieuwe regelgeving. Om de onderwijsinstellingen te helpen geven we hier (geheel vrijblijvend) enkele voorbeelden.

- Stageovereenkomst 1
- Stageovereenkomst 2
- Contrat de stage

Het stagereglement vindt men in bijlage 3 van de omzendbrieven en moet ongewijzigd worden toegepast. De stageovereenkomst kan wel worden aangepast.
Hier volgt een vereenvoudigd stappenplan indien een gezondheidsbeoordeling overbodig of noodzakelijk is voor de stage. Een van deze twee stappen moeten voor de aanvang van de stage gebeuren.

Indien een gezondheidsbeoordeling overbodig is:
- Het ondertekenen van de stageovereenkomst met als bijlage: de risicoanalyse.
- Het uitwisselen en ondertekenen van de werkpostfiche (wat is een WPF?)

Indien een gezondheidsbeoordeling noodzakelijk is:
- Het ondertekenen van de stageovereenkomst met als bijlage de risicoanalyse.
- Het organiseren van de gezondheidsbeoordeling (toelichting gezondheidsbeoordeling).
- Het formulier voor de gezondheidsbeoordeling (doel FVG, voorbeeld FVG).
- Het uitwisselen en ondertekenen van de werkpostfiche (wat is een WPF?).

De verantwoordelijkheid voor het opmaken van de risicoanalyse ligt bij de stagegever. De school is alleen medeverantwoordelijk opdat deze documenten goed worden gebruikt en aanwezig zijn. De school kan de blancodocumenten aanbieden. De stagegever zorgt verder voor de jaarlijkse update. De risicoanalyse is een bijlage van de stageovereenkomst. De stagegever kan best vooraf de risicoanalyse opmaken of een vorige updaten en uitprinten. De stageovereenkomst wordt ondertekend door 3 partijen (stagegever, onderwijsinstelling en stagiair). De risicoanalyse wordt alleen ondertekend en gedateerd door de stagegever, hij is verantwoordelijk. Dat geldt ook voor de werkpostfiche. De werkpostfiche wordt voor de aanvang van de stage ondertekend door de stagegever en de stagiair.  De stagegever zal op dat moment ook de risico’s, de preventiemaatregelen toelichten.

Stage bij een zelfstandige
Volg deze procedure, de tips van deze website en afhankelijk van de studierichting model A of B: zie tabel modelAofB!
Documenten invulbaar met de hand:
Model A
Risicoanalyse (Analyse des risques) (Risk analysis)
Werkpostfiche (Fiche d'un poste de travail) (Workstation card)
Model B
Risicoanalyse (Analyse des risques) (Risk analysis)
Werkpostfiche (Fiche d'un poste de travail) (Workstation card)
Documenten invulbaar op het scherm:
Model A
Risicoanalyse (Analyse des risques) (Risk analysis)
Werkpostfiche (Fiche d'un poste de travail) (Workstation card)
Model B
Risicoanalyse (Analyse des risques) (Risk analysis)
Werkpostfiche (Fiche d'un poste de travail) (Workstation card)

Stage in een onderneming of een instelling
Volg deze procedure, de tips van deze website en afhankelijk van de studierichting model A of B: zie tabel model A of B!
Documenten invulbaar met de hand:
Model A
Risicoanalyse (Analyse des risques) (Risk analysis)
Werkpostfiche (Fiche d'un poste de travail) (Workstation card)
Model B
Risicoanalyse (Analyse des risques) (Risk analysis)
Werkpostfiche (Fiche d'un poste de travail) (Workstation card)
Documenten invulbaar op het scherm:
Model A
Risicoanalyse (Analyse des risques) (Risk analysis)
Werkpostfiche (Fiche d'un poste de travail) (Workstation card)
Model B
Risicoanalyse (Analyse des risques) (Risk analysis)
Werkpostfiche (Fiche d'un poste de travail) (Workstation card)

Stage in een school in het kader van lerarenopleiding
Volg deze procedure en de tips van deze website!
Model "A" en "B" hebben hier een andere betekenis dan voor de procedure "zelfstandige" of "onderneming-instelling"!
Model A: stages in het kader van lerarenopleiding waarbij de risico's beperkt zijn: in het kleuteronderwijs, lager onderwijs, secundair onderwijs zowel in het gewoon als het buitengewoon onderwijs voor algemene vakken incl. lichamelijke opvoeding of lessen in het lager en kleuteronderwijs.
Model B: stages in het kader van lerarenopleiding voor technische vakken, praktijkvakken of "andere vakken" zowel in het gewoon als in het buitengewoon onderwijs. Met "andere vakken" bedoelen we vakken waarbij risico's belangrijk zijn en door de arbeidsgeneesheer moeten beoordeeld worden; bijvoorbeeld in de personenzorg
Documenten invulbaar met de hand:
Model A
Risicoanalyse
Model B
Risicoanalyse
Werkpostfiche
Documenten invulbaar op het scherm:
Model A
Risicoanalyse
Model B
Risicoanalyse
Werkpostfiche

De naamlijst van de stagiairs voor gezondheidsbeoordelingen
De naamlijst is een excel-document dat "de school" beheert. Het document wordt gebruik om de namen van de stagiairs die in aanmerking komen voor een gezondheidsbeoordeling op te lijsten, te versturen en op te volgen. Het is tevens een controledocument voor het Fonds Voor Beroepsziekten(FBZ) om het aantal onderzoeken na te gaan. Via deze naamlijst zullen de externe diensten hun facturatie aan het FBZ automatiseren! Het is dus belangrijk deze naamlijst juist in te vullen en goed te gebruiken. De school doet er goed aan afdrukken te bewaren na elke melding aan de EDPBW.
De eerste regel in het document geeft de gebruiker een voorbeeld bij het invullen. Deze regel wordt overschreven bij de eerste ingave.
De naamlijst wordt verstuurd naar de EDPBW om een aanvraag te doen voor gezondheidsbeoordeling(en). Men kan van de school verwachten dat dit gegroepeerd gebeurt, met zoveel mogelijk stagiairs tegelijkertijd. De EDPBW zal antwoorden met een voorstel, een datum waarop het onderzoek kan gebeuren. De modaliteiten (plaats, uur...) kan je zelf afspreken met de EDPBW.
De gezondheidsbeoordeling moet voor de aanvang van de stage gebeuren. We moeten echter rekening houden met de mogelijkheden van de EDPBW. Het is aan te raden de aanvraag tijdig (ASAP) te versturen.
De naamlijst kan opgeslagen en verstuurd worden onder de bestandsnaam "NaamlijstStagiairs_XXX.xls". XXX = aansluitingsnummer bij de EDPBW. Dit nummer kan men terugvinden op uw correspondentie met de EDPBW. Door het aansluitingsnummer in de bestandsnaam te gebruiken verzendt men de naamlijst als een unieke bestandsnaam en kan er geen verwarring ontstaan met naamlijsten van andere scholen.
De naamlijst wordt bij het jaarlijks actieplan van de school gevoegd.
Naamlijst stagiairs die voor een gezondheidsbeoordeling in aanmerking komen
Liste nominative surveillance de la santé stagiaires

Je kan een powerpoint presentatie gebruiken voor een overzicht op deze reglementering, de documenten en hoe ze toe te passen.

- Ministerie van de Vlaamse gemeenschap Departement Onderwijs en Vorming
- Het fonds voor beroepsziekten FBZ
- Het Gemeenschapsonderwijs
- Het Vlaams Secretariaat van het Katholiek Onderwijs
- Onderwijssecretariaat van de Steden en Gemeenten van de Vlaamse Gemeenschap
- www.wordwatjewil.be dé plaats waar vraag en aanbod van gereglementeerde stages en leerwerkplaatsen met begeleiding elkaar kunnen vinden. Via dit stageforum kan je een stage zoeken, een stage aanbieden, een stagiair(e) zoeken en een jouw kandidatuur opgeven. Stageforum is een belangrijke peiler van website "wordt wat je wil" van het ministerie van Onderwijs.

- Het stage-doeboek bevat zeer goede en uitgebreide info maar spijtig genoeg is deze informatie niet aangepast aan de nieuwe stageregelgeving. Het is een inspirerende bron voor elke betrokkene van de school en het bedrijf! De leidraad in zijn geheel is een instrument voor de stagebegeleider om met alle actoren samen te werken, zodat stage optimaal kan geïntegreerd worden in het geheel van het opleidingsproces. Delen uit deze handleiding zijn bedoeld voor elk van de betrokkenen. De centrale figuur is de lerende die verantwoordelijk is voor zijn leerproces in de voorbereidingsfase, tijdens de stage zelf en bij de evaluatie. Voor de leerling-stagiair is er het stage-doeboek. Daarbij hoort een stage-wijzer ten behoeve van het begeleidingsteam op schoolniveau. Voor de stagegever, stagementor is er kwaliteitskader: een handreiking voor de stagementor: steekkaarten ter ondersteuning van het leren op de werkplek. Als de stagebegeleider het netwerk van stageplaatsen in kaart brengt en continu op peil wilt houden, dat kan dat met behulp van het stageplaatsprofiel.
Volgende stage-doeboeken zijn ter beschikking:
Winkelbediende,Zaalmedewerker,Kapper,Logistiek assistent in ziekenhuizen en zorginstellingen, Residentieel elektrotechnisch installateur, Mecanicien Personen en lichte bedrijfswagens, Metselaar, Offsetdrukker, Tufter, Interieurbouwer, Keukenmedewerker, Secretariaatsmedewerker, Jeugd- en gehandicaptenzorg, Lichamelijke opvoeding en sport, Landbouw, Tuinbouw en Veeteelt, Moderealisatie en verkoop